¿Una mala reunión con tu equipo del consultorio? La mayoría la hemos tenido.

No saber cómo dirigir una reunión con tus colaboradores de manera eficaz, puede tener algunas consecuencias negativas en el ambiente del consultorio.

Pero tranquila con un poco de organización y planificación estas “malas” reuniones pueden ser evitadas.

A lo largo de nuestra experiencia asesorando a profesionales de la salud nos hemos encontrado con muchos consultorios que no tienen reuniones en absoluto.

Y cuando las tienen por lo general nadie obtiene nada positivo de ellas e incluso pueden llegar a convertirse en sesiones de queja sobre situaciones acumuladas en el tiempo.

Las reuniones de equipo deben ser útiles y rutinarias, si solo las organizamos solo en  casos de emergencias, porque alguien esta molesto o un miembro del equipo ha cometido un error, serán ineficaces y perjudiciales.

Y sabemos que por lo general nuestras reuniones son por estos motivos. Los líderes del proyecto deben controlar estas reuniones y así evitar que se conviertan en experiencias horribles para todos.

¿Perdemos nuestro tiempo en estas reuniones?

¡Si!

Debemos hacer que estas reuniones sean de valor en la gestión del día a día de nuestra práctica profesional, así todo el equipo asistirá a ellas con una buena disposición y sin sentir que son una obligación.

Si todos como equipo simplemente criticamos las cosas que están mal en nuestro consultorio sin proponer cambios o formas de hacer mejor las cosas, perderemos nuestro tiempo.

Para tener reuniones productivas donde las ideas de todos pueden ser compartidas y el consultorio puede prosperar en un ambiente saludable, sólo tienes que seguir estos 4 consejos.

1 Planifica una agenda con anticipación.

Debes tener un plan lógico para tu reunión, una lista de los temas a tratar y una muy buena idea de los objetivos que queremos lograr.

La mayoría de las reuniones que ocurren sin una agenda son improductivas.

Las reuniones necesitan cubrir puntos específicos, de lo contrario se desvirtúan e involucran cosas que no son valiosas para todo el equipo de trabajo.

Utiliza la reunión para mantener a tu equipo actualizado sobre planes futuros, cambios de políticas, números de producción y para llevar a cabo la capacitación en grupo cuando sea necesario.

Y por supuesto recuerda que alguien debe tomar notas, para que luego puedas dar seguimiento y cumplimiento a lo que se discutió y se acordó.

2. Escoge un horario conveniente para todos.

Las reuniones deben celebrarse cada 15 días o por lo menos una vez al mes.

Tener un tiempo estándar para reunirse y asegurarse de que todo el mundo sabe el horario con suficiente antelación, es lo ideal.

El líder del proyecto, los odontólogos y el personal de la oficina siempre deben asistir, a menos que sus horarios no lo permitan. Pero esta debe ser la excepción, no la regla.

Si no queremos causar aburrimientos y caras largas, cada reunión debe durar aproximadamente una hora, ni mas ni menos.

3. Motiva a tu equipo a dar su opinión.

Reprimir a los miembros de tu equipo por comunicarse nunca debe hacerse.

Sin embargo, los chismes o rumores que puedan causar una perturbación en el área de trabajo, harán que perdamos nuestro tiempo. 

Anima a tu equipo a compartir sus ideas para mejorar los servicios de tu clínica. Y a la vez acepta sus sugerencias para corregir situaciones que podrían estar obstaculizando la eficiencia actualmente.

4. Compartan los éxitos.

Todos en tu clínica son un equipo que proporciona un valioso servicio a la comunidad.

Una parte clave para tener una reunión exitosa es compartir los testimonios de los pacientes.

Cuando los pacientes le dicen a los miembros de tu equipo que su cita fue algo especial,  es una de las formas más altas de motivación.

Grandes historias de éxito de los pacientes le darán a tu equipo el combustible para hacer un trabajo aún mejor.

Si sigues estos consejos y trabajas en ellos con dedicación,  veras que las reuniones pueden ser muy productivas y en realidad aumentar la eficiencia y la moral.

¿Qué tipo de contribuciones crees que obtendrás de tu personal si así se llevan a cabo las reuniones en tu práctica?

El momento de cambiar es ahora!

Comparte este artículo con tus colegas y se parte de la evolución de la salud.

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